L’esigenza della conservazione negli Studi Legali

Crosspost in collaborazione con Docpaperless

  1. L’incremento dell’attività digitale dell’Avvocato

Dal 2014, gli Avvocati si sono trovati catapultati in maniera immersiva nel mondo dell’informatica, in seguito all’entrata in vigore del Processo Civile Telematico, divenuto obbligatorio.

Tale progetto è stato strutturato dal Ministero della Giustizia in modo piuttosto articolato, ricorrendo a strumenti e nozioni tecniche che sfuggivano alle cognizioni della maggior parte dei Legali.

Abituati di norma all’utilizzo del solo computer, si sono dovuti confrontare con nuovi concetti, quali firma digitale, posta elettronica certificata, formati di file, fatture elettroniche: sia apprendendone gli aspetti tecnici, sia approfondendo la normativa pertinente.

Dopo circa due anni di vigenza del Processo Civile Telematico e con l’approssimarsi di quello Amministrativo, Contabile e Tributario, può dirsi che si è diffusa una conoscenza almeno basilare delle competenze informatiche necessarie. fascicolo digitale

Tuttavia, ciò ha comportato anche la trasformazione dell’assetto documentale di uno Studio Legale, posto che l’Avvocato è aduso all’archiviazione e conservazione cartacea dei propri fascicoli e documenti. Invece, la mole di documentazione digitale o digitalizzata afferente gli affari legali è esponenzialmente aumentata, implicando un diverso trattamento da riservare ad essa, sia in tema di trattamento dei dati personali, sia in tema di conservazione.

Infatti, la conservazione digitale è fortemente differente rispetto alla tradizionale conservazione analogica, per la quale era sufficiente un archivio cartaceo e un mimino di criterio archivistico-organizzativo. Tipicamente, fascicoli e documenti vengono conservati dall’Avvocato in faldoni e portadocumenti cartacei; cosa non più possibile per i documenti informatici.

  1. Perché conservare il digitale in maniera appropriata

Solo recentemente, nell’attività convegnistica e di formazione, sta emergendo qualche accenno e invito rivolto agli Avvocati ad occuparsi del tema della conservazione.

Ciò che qui interessa è far comprendere l’importanza e i motivi per cui sia necessario conservare in modalità informatica gli atti digitali, al di là degli obblighi di legge specifici, si pensi a quelli che impongono la conservazione dei documenti informatici fiscali. I motivi sono squisitamente tecnico-giuridici.

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