Duplicati informatici e copie nel PCT: quando serve l’attestazione di conformità

A partire da oggi, risulta completamente implementata (o quasi, alcuni tribunali risultano ancora avere problemi) la nuova funzione del portale del servizi telematici della giustizia, che consente di scaricare il duplicato informatico degli atti di parte e del giudice firmati digitalmente.

La funzione (annunciata già tempo fa sul portale) consente, in particolare, tre attività:

1. il download del duplicato informatico degli atti – in veste di file firmato con struttura CADES-BES per gli atti di parte, in veste di file firmato con struttura PADES-BES per i provvedimenti del giudice;

2. il download della copia informatica degli atti di parte e dei provvedimenti del giudice, ossia il file non firmato, con l’aggiunta della coccarda ed eventualmente delle informazioni in blu (RG, cron., etc);

3. il download di un file di testo dell’impronta del duplicato, calcolata con algoritmo MD5.

Giuridicamente, occorre osservare le differenze rilevanti. Il Codice dell’Amministrazione Digitale definisce il “duplicato informatico” come “il documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario”. In sostanza, trattasi di un file esattamente identico “bit a bit” all’originale depositato. Potrà essere il file originario firmato digitalmente, tanto che il duplicato informatico dell’atto del difensore avrà la tipica estensione .p7m, mentre i provvedimenti del magistrato avranno estensione .pdf, perché ad essi è apposta la firma digitale invisibile. Oppure, potrà trattarsi del duplicato della copia informatica per immagine del provvedimento o documento scansionati. logo-cspt-maiuscole

A norma del CAD, il valore del duplicato è diverso da quello della copia informatica: ai sensi dell’art. 23bis, comma 1, “i duplicati informatici hanno lo stesso valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti, se prodotti in conformità alle regole tecniche di cui all’articolo 71”.

Immediata conseguenza è il venire meno dell’onere per l’avvocato di doverne attestare la conformità all’originale, a differenza di quanto previsto per le copie informatiche ai sensi del combinato disposto dell’art. 23bis, comma 2, del CAD e dell’art. 16bis, comma 9bis, del DL 179/2012, secondo i procedimenti definiti dal DPCM 13.11.2014 recante le Regole Tecniche del documento informatico.

Tuttavia, pare opportuno fare delle precisazioni.

In primo luogo, sottolineo la particolarità del caso di duplicati di copie informatiche per immagine. Quest’ultime (le scansioni di documenti analogici) corrispondono all’originale, ai sensi dell’art. 16bis del D.L. 179/2012, una volta caricate nel fascicolo informatico; il medesimo articolo statuisce che il difensore può estrarne duplicati. Duplicati che, ai sensi dell’art. 23bis del CAD, hanno “il medesimo valore giuridico dell’originale da cui sono tratti”: ne discende che, seppur con artificiosa concatenazione di finzioni giuridiche, il duplicato della copia per immagine corrisponde all’originale cartaceo di cui viene fatta scansione per inserirlo nel fascicolo informatico, giusto il combinato disposto dell’art. 16bis D.L. 179/2012 e 23bis CAD.

In secondo luogo, la possibilità offerta dal portale PST di calcolare l’impronta del duplicato rinviene la sua ratio nell’esigenza di controllo, da parte del destinatario del duplicato stesso, circa la provenienza di quest’ultimo dal fascicolo informatico: se il destinatario verifica che l’impronta indicata corrisponde, può avere la ragionevole certezza sulla genuinità del file.

Ciononostante, nessuna norma impone a colui che utilizzi il duplicato (ad es., per notificarlo o portarlo in conservatoria) di indicare la suddetta impronta, peraltro ricorrendo necessariamente all’algoritmo MD5: nulla toglie che possa usare un’altra applicazione per calcolare un’impronta con algoritmo SHA256 ed indicare quest’ultima, senza che il destinatario ne sappia alcunché. Il destinatario che voglia compiere un controllo, dunque, dovrà procedere per tentativi, finché non ottenga la corrispondenza invocata.

L’assenza di obbligo normativo induce chi scrive a ritenere opportuno, per dovere di colleganza e leale cooperazione, pertanto, indicare l’impronta e specificare a quale algoritmo di calcolo si è fatto ricorso: ad esempio, in occasione di una notifica, pare opportuno indicarlo all’interno della relata (di cui fornisco un esempio al termine di tale post e all’interno del precedente post sulle attestazioni di conformità nel PCT).

Sperando di aver fornito utili chiarimenti, ciò non esime dal sottolineare come la costruzione del sistema informativo (e non documentale) del processo telematico, nonché la generale sfiducia nei rapporti giuridici nel nostro Paese, siano causa di criticabili oneri, incombenti ed adempimenti per l’avvocatura, di cui appare a volte comprensibile la disistima per il processo telematico, dinanzi a simili complicazioni. Rimane, quindi, sempre auspicabile una seria riforma del sistema e della normativa processuali per coordinare le norme all’informatica, non per adeguare l’informatica a norme pensate per gli strumenti analogici.

ESEMPIO DI RELATA DI NOTIFICA DI DUPLICATO INFORMATICO

RELATA DI NOTIFICAZIONE

effettuata a mezzo PEC ai sensi dell’art. 3 bis L. 53/94

Io sottoscritto Avv. Francesco Minazzi, CF …, iscritto all’albo degli Avvocati presso l’Ordine degli Avvocati di L’Aquila, in ragione del disposto della L. 53/94 e ss.mm., quale difensore della [NOME, COGNOME, DENOMINAZIONE O RAGIONE SOCIALE, CODICE FISCALE DELLA PARTE DIFESA DALL’AVVOCATO NOTIFICATORE], mediante messaggio inviato dalla PEC mittente [INSERIRE PEC MITTENTE] iscritta al Registro Generale degli Indirizzi Elettronici (ReGIndE),

NOTIFICO

l’allegato duplicato informatico dell’atto [BREVE DESCRIZIONE DELL’ATTO], di cui per opportuna conoscenza si indica la seguente impronta informatica calcolata con algoritmo MD5 (oppure SHA256) [INSERIRE IMPRONTA CALCOLATA] a [NOME, COGNOME, DENOMINAZIONE O RAGIONE SOCIALE DEL DESTINATARIO] all’indirizzo di posta elettronica [INDIRIZZO PEC DI DESTINAZIONE] estratto da [INSERIRE L’ELENCO PUBBLICO DI ESTRAZIONE].

DICHIARO

che la presente notifica viene effettuata in relazione al procedimento pendente avanti al Tribunale di [TRIBUNALE AVANTI AL QUALE PENDE IL PROCEDIMENTO RELATIVO ALLA NOTIFICA – SEZIONE – GIUDICE – RG DEL PROCEDIMENTO E ANNO].

L’Aquila li

Avv. Francesco Minazzi

34 commenti su “Duplicati informatici e copie nel PCT: quando serve l’attestazione di conformità

  1. Salve devo notificare ricorso e decreto fissazione udienza. Posso notificare al collega di controparte direttamente i duplicati informatici scaricate dal fascicolo informatico senza attestazione di conformità, oppure devo scaricare le copie e attestarne la conformità ?

  2. Buonasera,
    devo procedere alla notifica del reclamo e del decreto di fissazione udienza. Dal momento che il cancelliere non ha scansionato il mio atto di reclamo, depositato in cartaceo, ma ha inserito nel fascicolo telematico il solo decreto, sia come duplicato che come copia, posso notificare il mio reclamo nativo pdf firmato, assieme al duplicato informatico del decreto scaricato dal pst? Se si, ci vanno due differenti attestazioni? Grazie

    • Salve,

      no, se non è presente nel fascicolo informatico non puoi prendere la tua “copia” nativa residente sul pc e notificarla, deve in ogni caso passare dal fascicolo informatico. Quindi o chiedi che lo scansionino o ne devi chiedere copia conforme.

  3. Egregio Collega, innanzitutto i miei complimenti per l’ottimo blog.
    Avrei una questione da porLe:
    ho notificato a mezzo pec il duplicato informatico dei seguenti file (tutti estratti da SLPCT) 1) ricorso per ingiunzione; 2) procura; 3) decreto ingiuntivo emesso dal giudice.
    Ho notificato il duplicato piuttosto che la copia, avendo, da più parti, letto che dopo l’entrata in vigore del d.l. 83/2015 vi sarebbero dei rischi a notificare le copie informatiche scaricate dal fascicolo informatico, stante, da un lato, l’assenza delle specifiche tecniche di cui all’art. 16-undecies, comma 3, e, dall’altro, la ritenuta necessità di inserire la relata in un documento separato.
    Tuttavia, essendo il duplicato informatico di fatto un originale mi chiedo se la notifica sia valida alla luce della previsione contenuta nell’art 643 c.p,c,

  4. Salve Collega,
    anzitutto complimenti per la dovizia di particolari ed informazioni che fornisci.
    Pongo un quesito tecnico: concesso il decreto ingiuntivo, ai fini della notifica postale (per la quale sono autorizzato) ho scaricato da “accessogiustizia” il duplicato informatico del ricorso per decreto ingiuntivo ed il decreto concesso dal giudice. Ho poi predisposto l’attestazione di conformità ed ho notificato.
    La domanda che rivolgo è la seguente: va bene il duplicato informatico con attestazione di conformità oppure avrei dovuto notificare la “copia informatica” del ricorso e del provvedimento del giudice?
    Se il procedimento da me adottato fosse errato, c’è modo di sanarlo in qualche modo?
    Grazie

    • Gentile Collega,
      non abbiamo il potere di attestare la conformità dei duplicati una volta stampati, ma solo delle copie, quindi se nell’attestazione hai fatto espresso riferimento al duplicato è errata; se invece non l’hai precisato, si può intendere riferito alla copia, nel qual caso nulla quaestio. Ove così non fosse, rinotifica se sei in tempo. Resta fermo che al momento abbiamo un vuoto giurisprudenziale, quindi è difficile dire se vi siano forme di sanatoria.
      Cordialità.

  5. Salve,
    devo depositare telematicamente una comparsa di costituzione notificata ex art 292 cpc al convenuto contumace; devo attestare conformità? in che modo?

    grazie

    • *comparsa notificata in cartaceo tramite ufficiale giudiziario (la comparsa notificata non contiene verbali, dispositivi del giudice, etc..)

    • Sì, devi attestarne la conformità, inserendo l’attestazione all’interno del pdf immagine che ottieni con la scansione della comparsa.
      Cordialità.

  6. Gentile Collega,
    mi complimento per l’accuratezza del sito.
    Mi riaggancio al commento lasciato dal Collega Andrea Vagi circa le modifiche introdotte dalla L. 132/15 in tema di notifiche a mezzo Pec.
    Frequentemente mi trovo a notificare a mezzo Pec decreti ingiuntivi.
    Da tutti i vari commenti che ho trovato sull’argomento sono giunto alla conclusione che, a seguito della detta riforma, si vivamente sconsigliato notificare a mezzo PEC i decreti ingiuntivi provvisoriamente esecutivi ma di procedere alla notifica con il cartaceo.
    Per i decreti ingiuntivi invece a 40 giorni ritengo che l’unico modo per poterli notificare a mezzo PEC sia scaricare dal sito giustizia.it i duplicati informatici.

    A questo punto mi chiedo se si corretto operare come segue;
    – Accedere la fascicolo sul sito giustizia.it;
    – Cliccare su “documenti fascicolo”;
    – Scaricare il duplicato del decreto emesso dal Giudice che risulta in formato pdf senza l’aggiunta del formato p7m (anche se verificandolo con l’apposito programma risulta firmato digitalmente dal giudice);
    – Scaricare il Ricorso per decreto ingiuntivo che risulterà due volte con formato p7m ( verificandolo risulta che un p7m è la firma digitale dell’avvocato e l’altro p7m è la firma della cancelleria)
    – Scaricare la procura alle liti dagli allegati al Ricorso per decreto ingiuntivo che risulta in formato p7m perché firmata dall’avvocato (per sicurezza intendo comunque notificare anche la procura).

    Dopo queste operazioni dovremmo avere i tre file (Ricorso, Decreto e Procura) pronti per essere allegati al messaggio Pec oltre alla relata di notifica che si redige, si trasforma in pdf e si firma digitalmente.

    Mi chiedo quindi se tale modo di operare sia corretto. In particolare i miei dubbi sono:
    – va bene che il ricorso sia due volte in formato p7m? (se si va a controllare le firme si deve compiere l’operazione due volte).
    – nella relata di notifica posso attestare che tutti e tre i file sono da considerarsi come duplicati informatici? oppure per il Ricorso e/o per la Procura servono attestazioni diverse?.
    In attesa di una risposta, saluto molto cordialmente.
    P.G.

    • Gentile Collega,

      tutto corretto. Non è un problema il doppio p7m, va bene dichiarare che sono tutti duplicati, se li hai scaricati come duplicati.
      Cordiali saluti.

  7. Gentile Collega,
    se, come ritengo, il duplicato informatico si può estrarre solo per atti già presenti nel fascicolo informatico, ritengo che nel caso di atto di citazione per chiamata di terzo non ci sia nessun duplicato da notificare ma semplicemente allegare alla pec l’atto nativo informatico.
    Se così fosse, il consiglio di notificare, a titolo prudenziale, solo duplicati informatici a seguito della conversione del d.l. n. 132/2015 mi pare valido solo per atti o provvedimenti presenti nel fascicolo informatico.
    Grazie mille
    Serena Bravi

    • Ora ho capito, certo, gli atti che crei nativamente informatici come la citazione si notificano tout court, senza necessità di attestazione né duplicato, proprio perché “originalissimi”.
      Grazie a Te, buona giornata.

  8. Buongiorno,
    devo procedere a notificare via pec un atto di citazione per chiamata in causa del terzo, da me confezionato facendo copia e incolla di file pdf.testo della citazione avversaria, recuperato dal collega di controparte.
    Nella redazione della relata ritengo di non dover inserire alcuna attestazione di conformità visto che l’atto di citazione in chiamata risulta nativo informatico.Quello che non mi è chiaro è come faccio a estrarre il duplicato informatico di quel documento, visto che a seguito dell’entrata in vigore novella d.l. 132/2015 convertito il 20 agosto u.s., si è consigliato a titolo prudenziale di non notificare a mezzo PEC copie informatiche o analogiche degli atti ma di utilizzare esclusivamente duplicati informatici.

    Grazie e buona giornata

    • Gentile Collega,

      confesso di non aver capito di quale documento intendi estrarre il duplicato, ti prego di precisarmelo. Quanto hai detto sulla relata è corretto, non serve attestazione.

  9. Gent.le Collega, in primo luogo mi complimento per l’accuratezza del sito.
    Mi domando se, dopo i noti limiti alle notifiche via pec “introdotti” dalla L. 132/15 posso, con serenità, notificare, dopo averli scaricati sottoforma di duplicati dal fascicolo telematico e SENZA firmarli di nuovo digitalmente:
    – ricorso per decreto ingiuntivo (che scarico già firmato digitalmente dallo scrivente)
    – decreto (che scarico NON firmato digitalmente dal magistrato), quindi come .pdf

    senza notificare la procura alle liti.

    Dai post precedenti desumo che la risposta sia positiva ma non riesco ad individuare la fonte normativa che mi consentirebbe di notificare ricorso e decreto SENZA procura.

    Fino al 20.08 il problema non si poneva perché scaricavo tutto (ricorso, decreto e procura) sotto forma di copie informatiche, ovvero con la marcatura/firma presente sul margine destro di ogni foglio, in basso, e provvedevo a notificare attestandone la conformità con gli originali presenti nel fascicolo informatico in relata.

    Grazie

    • Gentile Collega, Ti ringrazio. Puoi certamente procedere alla notifica nel modo indicato. L’art. 643 cpc impone la notifica di ricorso e decreto, non menziona la procura, desumendosi la ratio dal fatto che essa è in atti e la controparte può verificarne l’esistenza accedendo al fascicolo. A ciò si aggiunge l’art. 1 della L. 53/1994, il quale precisa che l’avvocato può notificare SE MUNITO di procura antecedentemente alla notifica, ma non impone di notificarla unitamente all’atto notificando. Il combinato disposto dei predetti articoli costituisce la fonte normativa da Te richiesta.
      Buona giornata.

  10. Salve, mi chiedevo se fosse’ possibile notificare via pec un ricorso per decreto ingiuntivo, procura(di per se non necessaria ma meglio abbondare) e decreto creando un file pdf (poi firmato digitalmente) mediante scansione di stampe ottenute dai file presenti sul fascicolo telematico.
    Sulla relata devo indicare l’attestazione di conformità indicando che è copia conforme all’originale dal quale è stato estratto giusto?
    Dovrò indicare impronta e riferimento temporale del file firmato?
    E’ un procedimento abbastanza cervellotico ma mi chiedevo se fosse corretto.
    Grazie

    • Non solo cervellotico, ma anche non corretto, bisogna limitarsi ad estrarre i file dal fascicolo telematico e dichiararli conformi in relata, calcolando hash e UTC. Per curiosità, perché vorresti procedere in tal modo anziché in quello più semplice? Saluti, FM.

  11. Mi permetto di segnalare l’utility gratuita TEL-e-MATIC, da me realizzata al preciso scopo di automatizzare il processo di creazione della relata di notifica ed ulteriori documenti nell’ambito del Processo Civile Telematico mediante calcolo ed apposizione di impronta digitale e disponibile all’indirizzo

    http://www.agenziagiuffresalerno.it

    dott. Dario Carbone
    Responsabile Informatico – Agenzia Giuffrè di Salerno

  12. Gent.mo collega,
    ho trovato il tuo sito e gli articoli, compresi i “pensieri” (su duplicati, copie ecc. e non solo) molto interessanti e chiari.
    Mi occupo di PCT come Consigliere presso l’Ordine degli avvocati di Nocera Inferiore: ho aggiunto il tuo sito ai miei segnalibri o siti preferiti nella barra degli strumenti.
    Definizioni e giri di parole a parte, complimenti a te ed ai tuoi collaboratori.
    Con i migliori riguardi e cordialità,
    Alessandro Vella

  13. Il duplicato informatico (decreto ingiuntivo del Magistrato) che viene salvato come mero pdf contenendo la firma digitale invisibile va notificato via pec SENZA dover apporre al file anche la firma digitale dell’Avvocato ?

    Perchè la procura a liti che nasce come documento scansionato firmato poi digitalmente (e che viene caricata quindi su PST in .p7m firmata digitalmente) non viene scaricata da PST come duplicato informatico (di documento scansionato) ?
    Mi viene sempre scaricata come copia informatica (pdf con la coccarda, per intenderci).
    Tale file va firmato nuovamente e digitalmente per la notifica via pec ?

    Grazie,
    Fabrizio

    • Come dice la Collega Adriana Augenti “firmi ciò che formi”: il decreto del giudice non devi firmarlo, a prescindere dalla veste di duplicato o copia. Quanto alla procura, su pst gli allegati vengono sempre esposti in copia informatica e non in duplicato, a differenza di quanto accade sui PDA privati. Non devi nuovamente firmare la procura in occasione della notifica comunque.
      Cordialità.

    • Anche a me interessa la questione della procura.
      Ho depositato telematicamente un ricorso, con allegata la procura (copia per immagine, firmata digitalmente, della procura cartacea). Ora che il decreto di fissazione è stato emesso vorrei notificare, oltre al ricorso e al decreto, la procura. E mi domando: la copia della procura che scarico dal fascicolo informatico costituisce una copia informatica di atto originariamente formato su supporto analogico, o – essendo estratta da un registro informatico – è una copia informatica di documento informatico?
      Lo chiedo ai fini delle attestazioni da inserire nella relata, che sono differenziare a seconda dei casi.
      Grazie mille, saluti

    • Caro Collega,

      premesso che nel tuo caso non occorre la notifica della procura, essa rimane una copia per immagine, ma il risultato non cambia, perché attesti di averla estratta dal fascicolo telematico, non che corrisponda all’originale cartaceo (cosa che hai già fatto in sede di deposito del ricorso mediante firma ex art 83). Formula numero 3 o 5 del mio precedente post: http://www.francescominazzi.net/le-attestazioni-di-conformita-nel-processo-telematico/

  14. salve
    devo notificare via pec a controparte un decreto giudiziale di fissazione udienza che ho scaricato dal fascicolo informatico via polisweb.
    il mio redattore Quadra mi chiede di specificare se si tratta di duplicato informatico ovvero di copia 23 bis comma 1 o 23 bis comma 2.
    ora, come posso avere la certezza che il file in questione che vado a notificare sia duplicato piuttosto che copia o viceversa? il documento reca la firma digitale del giudice: “firmato da: *******” ( ma non la dicitura pades bes), la coccarda, e le informazioni in blu. se ha le informazioni in blu posso andare sul sicuro e ritenerlo una copia?
    grazie Mauro

    • Caro Mauro, i file con la coccarda sono sempre copie e non duplicati. Purtroppo hanno messo le diciture in blu anche sui duplicati, quindi l’unico modo di distinguere la copia è verificare se ha la coccoarda. Siccome attualmente vi sono dubbi sull’utilizzabilità dei duplicati, ti consiglio di usare la copia.

I commenti sono chiusi.